Verke Editorial

Novi si voditelj, a tim su ti bivši kolege: prvih 90 dana

Verke Editorial ·

Prošli mjesec sjedio si s njima. Kukali ste na iste sastanke, dijelili račun za ručak, imali mišljenje o istom šefu. Onda je stigla objava i sad, kad uđeš, prostorija utihne za nijansu. Nitko nije zloban. Samo šala o roadmapu drukčije zvuči kad je onaj koji se smije ujedno i onaj koji sad odgovara za taj roadmap.

Bio si dobar u poslu. Zato si i dobio tu poziciju. I nitko ti nije dao priručnik za onaj dio u kojem posao više ne radiš ti — većinu ljudi prvi put promaknu u voditelja i onda ih puste da improviziraju, s kalendarom punim sastanaka jedan na jedan kakve nikad nisu vodili i timom koji im je dosad bio društvo.

Ovaj tekst je priručnik. Pokriva što se stvarno mijenja kad postaneš šef svojim dosadašnjim kolegama, koja tri razgovora obaviti u prva dva tjedna, plan od devedeset dana koji slobodno možeš posuditi i onih nekoliko navika s kojima treba prekinuti prije nego što te tiho potope. Ništa od toga ne traži da postaneš druga osoba. Traži da primijetiš da se posao promijenio prije nego što to primijete tvoji refleksi.

Što se promijenilo

Posao nije stari posao s više sastanaka

Evo tog pomaka, rečeno bez uvijanja: prije su te plaćali za ono što si ti proizveo, sad te plaćaju za ono što proizvede tim. Zvuči očito. A ujedno je to ono na što novi voditelji najdosljednije ne uspiju djelovati, jer svaki instinkt zbog kojeg su te promaknuli vuče na drugu stranu. Kad nešto kasni, ti znaš kako to dovršiti. Kad netko zapne, ti znaš odgovor. Kad se posao vrati ne baš kako treba, mogao bi to popraviti u deset minuta umjesto objašnjavati trideset.

I tako i radiš. Nekoliko mjeseci to čak i funkcionira, jer si i dalje najjači izvođač u timu, a sad još imaš i ovlast zanimljiv posao preusmjeriti sebi. Tim to primijeti prije tebe. Počnu te čekati. Odluke se gomilaju iza tvog kalendara. Nitko ne raste, jer posao na kojem se raste stalno završava na tvom stolu, a ti radiš šezdeset sati tjedno da održiš sustav čije usko grlo nosi tvoje ime.

To je najčešći način na koji prvi voditeljski posao krene po zlu, a iznutra uopće ne izgleda kao neuspjeh. Izgleda kao da si nezamjenjiv. Prijelaz s "radim sam" na "omogućujem drugima" nije stvar stava; to je svakodnevni izbor da pustiš da nešto bude napravljeno sporije i malo lošije, od nekoga tko će sljedeći kvartal u tome biti bolji upravo zato što si mu dopustio.

Ono drugo što se mijenja tiše je i na to te rijetko tko upozori. Gubiš onu verziju prijateljstava s pauze za ručak. Ne nužno sama prijateljstva, nego onaj dio gdje ste svi bili s iste strane stola i kukali na iste stvari. Dio onoga što su prije govorili tebi, sad će govoriti o tebi. To nije izdaja. To je posao, viđen s druge strane, a i ti si isto radio.

Neugodni dio

Tri osobe u tvom timu s kojima treba drukčije razgovarati

„Bit će u redu, svi su oni odrasli ljudi” govore oni koji bi radije izbjegli razgovor. U tek naslijeđenom timu bivših kolega gotovo uvijek postoji troje ljudi kojima taj razgovor treba, a nelagoda ne nestaje ako čekaš. Ona se stvrdne.

  • Prijatelj. Onaj s kojim si stvarno izlazio, koji zna kako ti je prošao vikend i što misliš o direktoru. Rizik nije favoriziranje, nego dojam favoriziranja — a ostatak tima to prati od prvog dana. To prijateljstvo treba nova pravila, izgovorena naglas, nasamo, jednom.
  • Onaj koji je htio tvoju poziciju. Prijavio se, ili je pretpostavio da je njegova, a sad je tvoj podređeni. Njegovo razočaranje je stvarno i nije tvoja krivnja, ali jest tvoj problem. Ako ga ostaviš na miru, pretvorit će se ili u tiho povlačenje ili u stalne komentare na tvoje odluke. Ako mu priđeš na vrijeme, može postati najjači radni odnos u timu.
  • Onaj stariji ili iskusniji od tebe. Možda mu je to potpuno u redu, a možda čeka da vidi hoćeš li se praviti da znaš stvari koje ne znaš. Jedino što s tom osobom funkcionira jest da se ne pretvaraš. Pitaj što on vidi, a ti ne. Koristi njegovu procjenu tako da se vidi. Autoritet koji se ne mora dokazivati upravo je onaj koji takvi ljudi poštuju.

Svima trima zajedničko je jedno: razgovor koji s njima izbjegavaš zapravo se ne tiče njih. Tiče se tebe i toga jesi li spreman stati u novu ulogu pred nekim tko te poznavao i prije nje. To je neugodno, a ujedno je i cijeli posao, pa neka onda krene već u prvom tjednu.

Oblik

Devedeset dana — okvir koji možeš posuditi

Devedeset dana nije čarobna brojka. To je otprilike koliko treba da upoznaš tim, doneseš prvi set odluka i uhodaš ritam, a dovoljno je dugo da nitko ne očekuje da sve posložiš do petka. Plan koji slijedi namjerno je na početku pun slušanja, jer najskuplje pogreške novih voditelja nastaju u prva dva tjedna — samouvjereno, prije nego što su išta znali.

1.–2. tjedan: slušaj i ne mijenjaj ništa

Dogovori razgovor jedan na jedan sa svakom osobom u timu, uključujući one za koje misliš da ih već poznaješ. Ne poznaješ ih kao njihov voditelj. Pitaj svakoga ista tri pitanja i zapiši odgovore: što funkcionira, a ne bi volio da ti to pokvarim; što te usporava, a sam to ne možeš riješiti; i što ti treba od mene, a dosad nisi dobivao. Pa se onda suzdrži od toga da po bilo čemu odmah djeluješ. Isto ćeš čuti od četvero ljudi i činit će se očitim što napraviti. Čekaj. Peta osoba će ti reći zašto to nikad nije riješeno.

3.–6. tjedan: odluči nekoliko stvari, a na ostalo reci ne

Iz kruga razgovora izdvoji dvije ili tri stvari koje ćeš promijeniti ovaj kvartal. Ne deset. Dvije ili tri, izabrane zato što ih je tim sam imenovao i zato što ih stvarno možeš pomaknuti. Pa napravi drugi popis, duži, stvari koje zasad nećeš mijenjati — i to im reci. Novi voditelj koji najavi petnaest inicijativa poručuje timu da ništa što su radili nije bilo dovoljno dobro. Novi voditelj koji popravi predaju posla koju svi mrze, a ostalo ostavi na miru, poručuje im da ih je čuo. Kad promjenu najavljuješ ljudima koji su ti prošli mjesec bili ravnopravni, reci što si čuo, što si odlučio i u što još nisi siguran — tim redom. Ta nesigurnost nije slabost; to je dio zbog kojeg ti i dalje govore stvari.

7.–12. tjedan: posloži tjedan

Do sad već znaš kamo odlazi vrijeme. Ovo je trenutak da postaviš oblik tjedna u kojem će tim živjeti sljedećih godinu dana: ritam razgovora jedan na jedan (tjedno ili svaka dva tjedna, i nikad otkazan zbog nečega hitnijeg, jer uvijek postoji nešto hitnije); jedan ponavljajući sastanak koji ukidaš, jer svaki tim ima barem jedan koji postoji iz navike; i jedna predaja posla koju posložiš kako treba, jer se u kvrgavim predajama krije većina uzalud potrošenog truda. Tim nije pokvaren zato što su ljudi pokvareni. Obično je stvar u procesu oko njih, a proces je sad tvoj.

Prvi i drugi tjedan

Tri razgovora koja treba obaviti prije svega ostalog

Prva dva tjedna uglavnom su za slušanje. Tri razgovora su iznimka: u njima moraš nešto reći, a svako odgađanje ih čini težima.

1. S timom, o tome što se mijenja, a što ne

Napravi to na prvom sastanku tima koji vodiš i neka bude kratko. Reci da znaš da je ovo svima čudno, uključujući i tebe. Reci što se neće mijenjati: posao, standardi, stvari koje funkcioniraju. Reci što hoće: odluke o prioritetima i ljudima sad idu preko tebe i namjeravaš ih donositi otvoreno. Pa reci što radiš sljedeća dva tjedna — a to je: slušaš — i zamoli ih da budu direktni s tobom dok ih to još ništa ne košta. Nemoj držati govor. Dvije minute, pa prijeđi na pravi dnevni red, da tim vidi da novi voditelj vodi sastanak jednako kao i stari kolega — žustro.

2. S vlastitim voditeljem, o tome kako izgleda uspjeh

Promaknut si s razlogom i osoba koja te promaknula ima sliku toga što želi od ovog tima za devedeset dana. Traži da ti to kaže izravno: "Ako u prosincu sjednemo ovdje i ti misliš da je ovo dobro prošlo — što se dogodilo?" Pa onda i teže pitanje: "Zbog čega bi pomislio da je ovo bila pogreška?" Zapiši oba odgovora i pošalji ih isti dan natrag mailom. Ne da se pokriješ — nego da imate zajedničku definiciju posla dok ga se još stigne dogovoriti. Novi voditelji koji ovo preskoče prvi kvartal provedu nagađajući, a obično nagađaju verziju posla veću od one koju su zapravo dobili.

3. S prijateljem u timu, o tome kako će to sad funkcionirati

Nasamo, uz kavu, prije prvog razgovora jedan na jedan. Reci ono što je istina: da ti je prijateljstvo važno, da si mu sad voditelj i da želiš da oboje prežive. Pa imenuj dva pravila i pitaj za njegova. Tvoja su obično ova: nećeš s njim pričati o timu kao prije i nećeš mu dati ništa što ne bi dao ostatku tima, pa ni to da mu vjeruješ na riječ. Pitaj što mu treba od tebe da ne osjeti da je izgubio prijatelja, a dobio šefa. Većina ljudi, kad ih se izravno pita, zapravo odahne. Ona neizgovorena verzija je ta koja se ukiseli.

Promaknut si iznad kolega i improviziraš? Mikkel s tobom slaže prvih devedeset dana, tjedan po tjedan, i reći će ti kad plan negdje ne drži vodu.

Uvježbaj objavu timu ili neugodan razgovor jedan na jedan naglas, prije nego što se dogodi. Bez registracije, bez tiketa u kadrovskoj, bez godišnjeg razgovora.

Isplaniraj prvih 90 dana s Mikkelom →

Oduzimanje

S čime prestati, već od ovog tjedna

Novim voditeljima govori se što da počnu raditi. Nitko im ne kaže s čime da prestanu, a prestajanje je teže, jer je svaka od ovih navika u tvom starom poslu bila vrlina.

  • Dovršavati tuđi posao. Izvještaj je skoro gotov i točno vidiš što mu fali. Umjesto toga vrati ga s te dvije stvari koje mu trebaju. Trajat će tri dana umjesto dvadeset minuta, a sljedeći put jedan dan.
  • Biti u svakom threadu. Prije si morao znati sve da bi odradio svoj posao. Sad, ako si u svakom threadu, svaki thread čeka tebe. Izađi iz kanala u kojima ti ne donosiš odluke i reci ljudima koji su to.
  • Popravak od deset minuta. Ona stvar koju bi sam napravio brže nego što bi je objasnio. Istina je. Ipak je napravi, taj jedan put, pa prebroji koliko si takvih desetminutnih popravaka odradio ovaj tjedan. Ako je odgovor dvadeset, našao si kamo ti je otišlo vrijeme za vođenje.
  • Imati odgovor. Kad ti netko donese problem, stari refleks je riješiti ga. Novi potez je pitanje: što ti misliš da bismo trebali napraviti? U pola slučajeva već znaju. U drugoj polovici nešto nauče baš zato što si pitao.

Ako ti se čini da radiš manje — tako i treba biti. Mjera tvog tjedna više nije što si ti dovršio, nego što je tim dovršio bez tebe. Ako ta brojka ne raste, ništa drugo s ovog popisa nije bitno. Naš tekst o preopterećenosti i nemogućnosti da postaviš prioritete donosi tjedni trijažni okvir koji većini novih voditelja zatreba do drugog mjeseca.

Kako to funkcionira

Kako voditi razgovor jedan na jedan kad ga nikad nisi vodio

Sastanak jedan na jedan osnovna je jedinica vođenja, a većina novih voditelja prvi ga mjesec shvati naopako: dođu s dnevnim redom, prođu kroz statuse i odu s popisom stvari koje sada oni moraju obaviti. Taj sastanak je njihov, ne tvoj. Statusi pripadaju u alat ili na jutarnji stand-up. Ovih pola sata služi za sve ono što nigdje drugdje ne stane.

Četiri pitanja, ovim redom

  1. „Što ti je na pameti?” Pa tišina. Ono prvo što kažu rijetko je prava stvar; drugo obično jest. Nemoj popunjavati prazninu.
  2. „Što ti stoji na putu?” To je pitanje koje te pretvara iz kolege koji sluša u voditelja koji miče prepreke. Zapiši sve što je na tebi da makneš — i makni prije sljedećeg razgovora.
  3. „Čime bi se za šest mjeseci htio više baviti?” Ne svaki tjedan, ali do trećeg razgovora jedan na jedan trebao bi znati odgovor za svaku osobu u timu. Tako zanimljiv posao završi kod pravih ljudi umjesto kod tebe.
  4. „Što bih ja mogao raditi drukčije?” Pitaj svaki put, i to iskreno. Prvih nekoliko puta dobit ćeš „ništa, sve je u redu”. Nastavi pitati. Negdje oko četvrtog tjedna netko će ti reći nešto istinito, a kako to primiš odlučuje hoće li ti itko ikad više reći.

Zadrži isti termin svaki tjedan i nemoj ga pomicati zbog nečeg hitnijeg. Uvijek će postojati nešto hitnije. Otkazani sastanak jedan na jedan čovjeku jasno kaže gdje se nalazi na tvojoj listi prioriteta, a tu poruku ne možeš povući ispričavanjem.

Prvi teški

Tvoja prva teška povratna informacija

Negdje u prvih devedeset dana netko tko ti je do jučer bio kolega napravit će nešto na što biste se nekad zajedno žalili, a sada je na tebi da to riješiš. Probijeni rokovi. Komentar na sastanku koji je loše sjeo. Posao ispod standarda koji tim očekuje. Napast je pustiti prvi put, jer si nov, jer ti je to prijatelj i jer je vjerojatno bio jednokratan ispad.

Pustiš jednom i time si postavio standard. Razgovor koji izbjegavaš postaje odluka koju prešutno donosiš. Za to postoji cijela metoda i o njoj pišemo u tekstu o teški razgovor koji stalno izbjegavaš: skripta u četiri koraka, ljestvica eskalacije za odgovore kojih se najviše bojiš i kako to naglas uvježbati prije nego što uđeš u sobu. Pročitaj prije nego što ti zatreba. Prvi je najteži, a ujedno je i onaj koji cijeli tim gleda da nauči što ćeš tolerirati, a što nećeš.

Kratko o glasu u tvojoj glavi koji govori da nisi baš pravi voditelj, da su promaknuli krivu osobu, da se to svima vidi. U prvom kvartalu glasan je gotovo svima, a najglasniji je kod onih kojima je stalo da posao odrade dobro. Ako te zanima zašto kompetencija iznutra često izgleda kao prijevara, naš tekst o sindromu impostora sve to razlaže kako treba. Ukratko: ne moraš se osjećati kao voditelj da bi dobro vodio. Moraš raditi ono gore, dok ti je taj osjećaj još tu.

Iskrena granica

Kad problem nisi ti

Neki prvi voditeljski poslovi osuđeni su na neuspjeh i tu ne pomaže nikakva količina dobrih razgovora jedan na jedan. Ako si dobio titulu, ali ne i ovlasti — ne možeš zapošljavati, ne možeš odlučivati o prioritetima, ne možeš reći ne ljudima koji su dosad bili problem tvog šefa — onda je ono što imaš koordinatorska uloga s voditeljskom odgovornošću, a razgovor koji te čeka je s osobom koja ti je to dala, o tome što će od toga dvoje zapravo biti. Ako se tim restrukturira, spaja ili gasi, plan od devedeset dana i dalje pomaže, ali prvi pošteni zadatak je doznati čemu tim sada uopće služi i zna li to itko iznad tebe.

Sve što uključuje uznemiravanje, diskriminaciju, formalnu pritužbu ili pravno pitanje o nečijem radnom odnosu nije razgovor kroz koji se improvizira, koliko god dobro poznavao ljude u priči. To ide prvo u HR ili na pravni savjet, a tvoj je posao znati da je tako i to brzo reći, umjesto da sam rješavaš jer si donedavno sjedio sa svima za istim stolom.

A neka prijateljstva ne prežive promjenu. Ne zato što je netko pogriješio, nego zato što je prijateljstvo počivalo na tome da ste s iste strane stola, a preko stola za njega nema verzije koja funkcionira. To je stvaran gubitak i u redu je da ga tako i osjećaš. Ali nije razlog da nekoga loše vodiš u nadi da ćeš zadržati prijatelja.

Uloga coachinga

Što coach može učiniti u prvih devedeset dana

Coach nije ni tvoj voditelj ni tvoj tim. U tome je poanta. Svaki od gornjih razgovora — s voditeljem o poslu, s prijateljem o pravilima, s osobom koja je htjela tvoju poziciju — lakši je ako si te rečenice već jednom izgovorio naglas, nekome koga zanima samo hoće li sjesti. Mikkel je napravljen točno za to. Možeš uvježbati obraćanje timu glasom, večer prije, a on će odglumiti publiku. Možeš donijeti razgovor jedan na jedan koji je otišao u krivo i razložiti što ti je promaknulo. Pamti reorganizaciju, razgovor s nadređenim tvog voditelja i ono što si odlučio u trećem tjednu kad se vratiš u devetom, pa ga ne moraš svaki put ponovno uvoditi u situaciju.

Zna i uzvratiti. Ako ti je plan za prvi mjesec petnaest inicijativa, pitat će koje dvije. Ako se spremaš propustiti prvi probijeni rok jer je u pitanju prijatelj, pitat će što ostatak tima iz toga uči. Smireno, jasno i bez poda-mi-za-pravo pristupa — a to je drugo mišljenje kakvo novi voditelj teško dobiva od nekoga tko mu je podređen ili nadređen.

Kreni u devedeset dana s planom, ne s refleksom

Mikkel radi onako kako je posložen i ovaj tekst — kako izgleda tjedan, kako izgleda tim, koji razgovor odgađaš i koji od njih pomaknuti prvi. Donesi objavu koju moraš izreći, prijatelja s kojim moraš razgovarati ili nadređenog koji ti još nije rekao kako izgleda uspjeh. Za početak ti ne treba račun, možeš glasom ili tekstom, a on pamti gdje ste stali.

Isplaniraj svojih prvih 90 dana s Mikkelom — bez registracije

Povezano štivo

Česta pitanja

Česta pitanja

Mogu li ostati prijatelj sa svojim timom nakon što im postanem voditelj?

Uglavnom da, ali ne u istom obliku. Prijateljstvo mora preživjeti jednu novu činjenicu: sada ti odlučuješ o njihovom poslu i oni to znaju. Obično pomaže da to jednom izgovoriš naglas, rano i nasamo, a zatim se držiš dvaju pravila. O timu s njima ne razgovaraš kao prije i ne daješ im ništa što ne bi dao ostatku tima. Većina prijateljstava koja puknu nakon promaknuća puknu zato što se ništa od ovoga nije reklo naglas, a ne zato što šef i prijatelj ne mogu biti ista osoba.

Što novi voditelj treba raditi u prvom tjednu?

Slušaj i ne mijenjaj ništa. Dogovori sastanak jedan na jedan sa svakom osobom u timu i postavi ista tri pitanja: što funkcionira, a ne bi volio da pokvarim; što te usporava, a sam to ne možeš riješiti; i što ti treba od mene, a dosad nisi dobivao. Zapiši odgovore. Zatim obavi jedan razgovor sa svojim nadređenim o tome kako izgleda uspjeh za devedeset dana i neka i to bude napismeno. Prvi tjedan služi da shvatiš kakav je tim, ne da ga preslaguješ.

Kako voditi nekoga tko je htio moju poziciju?

Izravno, i prije nego što ti bude ugodno. Na prvom razgovoru jedan na jedan reci da znaš da je bio u igri, da pretpostavljaš da to peče i da želiš znati što bi mu trebalo u sljedećih godinu dana da mu se isplati ostati. Pa slušaj. Većina ljudi u toj poziciji želi dvije stvari: čuti da njihova ambicija nije problem i dobiti nešto stvarno za što će biti odgovorni. Ako te nakon poštenog razdoblja podriva umjesto da se natječe s tobom, to je razgovor o radnoj uspješnosti i vodi se otvoreno.

Treba li novi voditelj i dalje raditi operativni posao?

Nešto, i to svjesno odabrano, i manje nego što bi želio. Malo operativnog posla drži tvoju prosudbu oštrom i kredibilitet u timu netaknutim. Zamka je u drugom smjeru: ostati najbolji izvođač u prostoriji jer su te za to nagrađivali, a voditeljski posao gurati u rupe između. Ako rezultat tvog tima ovisi o tome hoćeš li ti sam nešto dovršiti, usko grlo nosi tvoje ime. Odaberi onaj dio posla koji namjerno zadržavaš, a ostalo pusti drugima čak i kad bi ti to napravio brže.

Koliko treba da se osjećaš kao pravi voditelj?

Duže od devedeset dana, i to je posve normalno. Devedeset dana dovoljno je da upoznaš tim, doneseš prvi set odluka i uhodaš ritam rada. Da se u ulozi osjećaš kao kod kuće — da prestaneš svaku situaciju prevoditi u ono što bi učinio da si još u staroj ulozi — obično treba blizu godinu dana, i to dođe tiho. Ako se većinu prvog kvartala osjećaš kao prevarant, nisi jedini; mnogi to proživljavaju. Taj osjećaj znak je da si na rubu onoga što znaš, a upravo ondje novi voditelj i treba biti.

Verke pruža coaching, a ne terapiju ili medicinsku skrb. Rezultati variraju od osobe do osobe. Ako si u krizi, nazovi 988 (SAD), 116 123 (UK/EU, Samaritans), ili lokalne hitne službe. Posjeti findahelpline.com za međunarodne resurse.