Editorial Verke
Chefe novo, e a tua equipa eram os teus colegas: os primeiros 90 dias
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No mês passado sentavas-te ao lado deles. Queixavam-se das mesmas reuniões, dividiam a conta do almoço, tinham opiniões sobre o mesmo chefe. Depois saiu o anúncio, e agora a sala fica ligeiramente mais silenciosa quando entras. Ninguém é malcriado. É só que uma piada sobre o roadmap soa diferente quando quem se ri é a pessoa que agora manda no roadmap.
Fazias bem o teu trabalho. Foi por isso que te deram o lugar. E ninguém te entregou um manual para a parte em que já não és tu a fazer o trabalho — a maioria de quem chefia pela primeira vez é promovida e depois deixada a improvisar, com um calendário cheio de one-to-ones que nunca conduziu e uma equipa que até ali era o seu grupo de amigos.
Este artigo é o manual. Fala do que muda mesmo quando passas a chefiar quem eram teus colegas, das três conversas a ter nas primeiras duas semanas, de um plano de noventa dias que podes copiar, e do punhado de hábitos a largar antes que te afundem sem dares por isso. Nada disto exige que te tornes outra pessoa. Exige que repares que o trabalho mudou antes que os teus reflexos o façam.
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O que mudou
O trabalho não é o trabalho de antes com mais reuniões
A mudança, dita sem rodeios: antes eras pago pelo que produzias, agora és pago pelo que a equipa produz. Parece óbvio. É também aquilo que as chefias novas mais falham em pôr em prática, porque todos os instintos que te levaram à promoção apontam para o lado contrário. Quando algo está atrasado, tu sabes acabá-lo. Quando alguém está encravado, tu sabes a resposta. Quando um trabalho volta não muito bem feito, conseguias arranjá-lo em dez minutos em vez de o explicares em trinta.
E é o que fazes. E durante uns meses resulta, porque continuas a ser o melhor técnico da equipa e agora tens também a autoridade para encaminhar o trabalho interessante para ti. A equipa nota antes de ti. Passam a estar à tua espera. As decisões ficam em fila atrás do teu calendário. Ninguém cresce, porque o trabalho que faz crescer aterra sempre na tua secretária, e fazes semanas de sessenta horas para aguentar um sistema cujo estrangulamento tem o teu nome.
É esta a forma mais comum de um primeiro lugar de chefia correr mal, e por dentro não parece um fracasso. Parece ser-se indispensável. Passar de fazer para habilitar não é uma questão de mentalidade; é uma escolha diária de deixar que algo seja feito mais devagar e um pouco pior por alguém que, no trimestre seguinte, fará melhor precisamente porque deixaste.
A outra mudança é mais silenciosa, e raramente te avisam dela. Perdes a versão de mesa de almoço das tuas amizades. Não necessariamente as amizades em si, mas a parte em que estavam todos do mesmo lado da mesa, a queixar-se das mesmas coisas. Parte do que costumavam dizer-te, vão agora dizer sobre ti. Não é traição. É o trabalho visto do outro lado, e tu também o fizeste.
A parte incómoda
Três pessoas da tua equipa que precisam de uma conversa diferente
"Vai correr bem, são todos adultos" é o que se diz quando não apetece ter a conversa. Numa equipa de antigos colegas que acabaste de herdar, há quase sempre três pessoas que precisam dela, e o desconforto não desaparece com o tempo. Cristaliza.
- O amigo. Aquele com quem saías mesmo, que sabe coisas sobre o teu fim-de-semana e a tua opinião sobre o director. O risco não é o favoritismo; é a aparência dele, e o resto da equipa vai estar atento a isso desde o primeiro dia. Esta amizade precisa de regras novas, ditas em voz alta, a sós, uma vez.
- Quem queria o lugar. Candidatou-se, ou dava-o como certo, e agora reporta-te. A desilusão é real e a culpa não é tua, mas o problema é. Se ficar por resolver, transforma-se em afastamento silencioso ou num comentário permanente a cada decisão tua. Se for abordada cedo, pode dar a relação de trabalho mais forte da equipa.
- Quem é mais velho ou tem mais experiência do que tu. Pode estar perfeitamente em paz com a situação, ou pode estar à espera de ver se vais fingir saber aquilo que não sabes. A única coisa que resulta com esta pessoa é não fingir. Pergunta-lhe o que vê que tu não vês. Usa o critério dela à vista de todos. A autoridade que não precisa de se provar é a que estas pessoas respeitam.
As três têm uma coisa em comum: a conversa que estás a evitar não é verdadeiramente sobre a outra pessoa. É sobre estares disposto a assumir o novo papel à frente de quem te conheceu antes de o teres. É desconfortável, e é também o trabalho todo — por isso mais vale começar já na primeira semana.
A forma
Um plano de noventa dias que podes usar
Noventa dias não é um número mágico. É mais ou menos o tempo que demora a conhecer uma equipa, tomar um primeiro conjunto de decisões e assentar um ritmo, e é suficientemente longo para ninguém esperar que tenhas tudo resolvido até sexta-feira. O plano abaixo carrega deliberadamente a escuta logo no início, porque os erros mais caros de quem chega a chefe são os que se cometem nas primeiras duas semanas, com muita confiança e sem saber ainda nada.
Semanas 1–2: ouvir, e não mudar nada
Marca uma reunião individual com cada pessoa da equipa, incluindo aquelas que julgas já conhecer. Não as conheces enquanto chefia delas. Faz a todas as mesmas três perguntas e aponta as respostas: o que está a funcionar e que odiarias ver-me estragar; o que te está a atrasar e não consegues resolver sozinho; e o que precisas de mim que não tiveste antes. Depois resiste à vontade de agir sobre qualquer uma delas. Vais ouvir a mesma queixa de quatro pessoas e vai parecer óbvio o que fazer. Espera. A quinta pessoa vai dizer-te porque é que aquilo nunca foi resolvido.
Semanas 3–6: decidir umas quantas coisas, e dizer que não ao resto
Da ronda de conversas, escolhe duas ou três coisas para mudar este trimestre. Não dez. Duas ou três, escolhidas por serem as que a equipa nomeou e as que consegues mesmo mexer. Depois faz uma segunda lista, mais longa, do que não vais mudar para já — e diz isso também. Uma chefia nova que anuncia quinze iniciativas está a dizer à equipa que nada do que faziam era suficientemente bom. Uma chefia nova que arruma a passagem de trabalho que toda a gente detesta e deixa o resto em paz está a dizer-lhes que foram ouvidos. Quando anunciares uma mudança a pessoas que no mês passado eram tuas iguais, diz o que ouviste, o que decidiste e o que ainda te deixa em dúvida, por esta ordem. A incerteza não é fraqueza; é a parte que os mantém a falar contigo.
Semanas 7–12: dar forma à semana
A esta altura já sabes para onde vai o tempo. É agora que defines a forma da semana em que a equipa vai viver no próximo ano: a frequência das reuniões individuais (semanal ou quinzenal, e nunca canceladas por causa de algo mais urgente, porque há sempre algo mais urgente); a reunião recorrente que eliminas, porque todas as equipas têm uma que só existe por hábito; e a passagem de trabalho que arrumas como deve ser, porque é nas passagens atrapalhadas que se esconde a maior parte do esforço desperdiçado de uma equipa. Uma equipa não está avariada porque as pessoas estejam. Costuma ser o processo à volta delas — e o processo agora é teu.
Semanas um e dois
As três conversas a ter antes de tudo o resto
As primeiras duas semanas são quase todas de escuta. Três conversas são diferentes: são aquelas em que tens mesmo de dizer alguma coisa, e adiá-las só as torna mais difíceis.
1. Com a equipa, sobre o que muda e o que não muda
Faz isto na primeira reunião de equipa que conduzires, e sê breve. Diz que sabes que isto é estranho para toda a gente, incluindo para ti. Diz o que não vai mudar: o trabalho, o nível de exigência, aquilo que está a resultar. Diz o que vai mudar: as decisões sobre prioridades e sobre pessoas passam por ti, e tencionas tomá-las de forma transparente. Depois diz o que vais fazer nas duas semanas seguintes, que é ouvir, e pede-lhes que sejam frontais contigo enquanto isso ainda não custa nada. Não faças um discurso. Dois minutos e passa à agenda a sério, para a equipa ver que a nova chefia conduz uma reunião como o antigo colega conduzia — com ritmo.
2. Com a tua chefia, sobre o que conta como sucesso
Promoveram-te por alguma razão, e quem te promoveu tem uma ideia do que quer desta equipa daqui a noventa dias. Pede-a de forma explícita: «Se estivermos aqui sentados em dezembro e achares que isto correu bem, o que aconteceu?» Depois faz a pergunta mais difícil: «O que te faria pensar que foi um erro?» Escreve as duas respostas e devolve-as por email nesse mesmo dia. Não para te defenderes — para terem uma definição partilhada do trabalho enquanto ainda há tempo de a negociar. Quem chega a chefe e salta este passo passa o primeiro trimestre a adivinhar, e normalmente adivinha uma versão do trabalho maior do que aquela que lhe deram.
3. Com o amigo na equipa, sobre como é que isto vai funcionar
A sós, a tomar café, antes da primeira reunião individual. Diz a verdade: dás valor à amizade, agora és a chefia dessa pessoa e queres que as duas coisas sobrevivam. Depois enuncia duas regras e pede-lhe as dela. As tuas costumam ser estas: não vais falar da equipa com ele como falavas antes, e não lhe vais dar nada que não desses ao resto da equipa, incluindo o benefício da dúvida. Pergunta-lhe do que precisa de ti para não sentir que perdeu um amigo e ganhou um chefe. A maioria das pessoas, quando lhes perguntam directamente, fica aliviada. É a versão não dita que azeda.
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Subtração
O que parar de fazer, já esta semana
A quem chega a chefe dizem-lhe o que começar a fazer. Ninguém lhe diz o que deve parar, e parar é mais difícil, porque cada um destes hábitos era uma virtude no teu trabalho anterior.
- Acabar o trabalho dos outros. O relatório está quase lá e vês exactamente o que lhe falta. Devolve-o com as duas coisas que faltam. Vai demorar três dias em vez de vinte minutos e, da próxima vez, demora um.
- Estar em todas as conversas. Antes precisavas de saber tudo para fazer o teu trabalho. Agora, estar em todos os canais significa que todos ficam à tua espera. Sai dos canais onde não és tu a decidir e diz às pessoas quais são.
- O arranjo de dez minutos. Aquilo que tu próprio farias mais depressa do que demorarias a explicar. E farias, sim. Fá-lo à mesma, uma vez, e conta quantos arranjos de dez minutos fizeste esta semana. Se a conta der vinte, já sabes para onde foi o teu tempo de gestão.
- Ter sempre a resposta. Quando alguém te traz um problema, o reflexo antigo é resolvê-lo. O movimento novo é uma pergunta: o que achas que devíamos fazer? Metade das vezes já sabem. Na outra metade, aprendem alguma coisa só por lhes teres perguntado.
Se te parece que estás a fazer menos, é sinal de que está certo. A medida da tua semana deixou de ser o que acabaste e passou a ser o que a equipa acabou sem ti. Se esse número não estiver a subir, nada do resto desta lista interessa. O nosso artigo sobre estar sobrecarregado e sem conseguir definir prioridades tem a triagem semanal de que a maioria das chefias novas acaba por precisar ao segundo mês.
Como funciona
Como conduzir uma reunião individual quando nunca conduziste nenhuma
O one-to-one é a unidade base da chefia, e a maioria de quem chega a chefe faz o contrário no primeiro mês: aparece com uma agenda, passa pelo ponto de situação e sai de lá com uma lista de coisas para fazer. O one-to-one é a reunião da outra pessoa, não a tua. O ponto de situação vive numa ferramenta ou numa daily. Esta meia hora é para o que não cabe em mais lado nenhum.
Quatro perguntas, por esta ordem
- "O que tens na cabeça?" E depois silêncio. A primeira coisa que dizem raramente é a coisa; a segunda costuma ser. Não preenchas a pausa.
- "O que é que te está a atrapalhar?" É esta pergunta que te transforma de colega que ouve em chefia que remove obstáculos. Aponta tudo o que te compete resolver e resolve-o antes da reunião seguinte.
- "O que é que gostavas de estar a fazer mais daqui a seis meses?" Não é para todas as semanas, mas à terceira reunião individual já devias saber a resposta para cada pessoa da equipa. É assim que encaminhas o trabalho interessante para as pessoas certas em vez de o acumulares.
- "O que é que eu podia fazer de outra maneira?" Pergunta sempre, e a sério. Nas primeiras vezes vais ouvir "nada, está tudo bem". Continua a perguntar. Por volta da quarta semana alguém vai dizer-te algo verdadeiro, e a forma como reages decide se voltará a acontecer.
Mantém o mesmo horário todas as semanas e não o mudes por causa de algo mais urgente. Vai haver sempre algo mais urgente. Um one-to-one cancelado diz à pessoa exactamente em que lugar está na tua lista de prioridades, e é uma mensagem que nenhum pedido de desculpas apaga.
A primeira difícil
O teu primeiro feedback difícil
Algures nos primeiros noventa dias, alguém que era teu colega vai fazer algo de que antes se queixariam juntos, e agora cabe-te a ti tratar do assunto. Prazos falhados. Um comentário numa reunião que caiu mal. Trabalho abaixo do nível que a equipa espera. A tentação é deixar passar à primeira, porque és novo no papel, é teu amigo e provavelmente foi caso único.
Deixa passar uma vez e ficou definido o padrão. A conversa que evitas transforma-se na decisão que tomas sem dar por isso. Há um método para isto, e é o tema do nosso artigo sobre a conversa difícil que andas sempre a evitar: um guião em quatro partes, a escala de respostas para aquilo que mais temes ouvir e como ensaiar tudo em voz alta antes de entrares. Lê antes de precisares. A primeira é sempre a mais difícil e é também aquela que a equipa inteira observa para perceber o que toleras e o que não toleras.
Uma nota sobre aquela voz na tua cabeça que diz que não és mesmo chefia, que promoveram a pessoa errada, que toda a gente percebe. No primeiro trimestre é alta para quase toda a gente, e é mais alta nas pessoas que se preocupam em fazer bem o trabalho. Se quiseres perceber porque é que a competência, vista por dentro, tantas vezes parece fraude, o nosso artigo sobre síndrome do impostor trata disso como deve ser. Em resumo: não precisas de te sentir chefia para gerires bem. Precisas é de fazer as coisas acima, enquanto a sensação ainda está lá.
Limites honestos
Quando o problema não és tu
Há primeiros lugares de chefia montados para correr mal, e não há one-to-ones bons que cheguem para o resolver. Se te deram o título mas não a autoridade — não podes contratar, não decides prioridades, não podes dizer que não a quem era problema do teu antigo chefe — então o que tens é um papel de coordenação com a responsabilidade de um chefe, e a conversa a ter é com quem to deu, sobre qual das duas coisas vai ser. Se a equipa está a ser reestruturada, fundida ou encerrada, o plano de noventa dias acima continua a ajudar, mas o primeiro trabalho honesto é descobrir para que serve agora a equipa, e se alguém acima de ti sabe.
Tudo o que envolva assédio, discriminação, uma queixa formal ou uma questão jurídica sobre o vínculo de alguém não é conversa para improvisar, por muito bem que conheças as pessoas envolvidas. Isso vai primeiro para os recursos humanos ou para aconselhamento jurídico, e o teu trabalho é saber isso e dizê-lo depressa, em vez de tratares do assunto sozinho só porque antes te sentavas ao lado de toda a gente.
E há amizades que não sobrevivem à mudança. Não porque algum de vocês tenha feito alguma coisa mal, mas porque a amizade assentava em estarem do mesmo lado da mesa e não há versão dela que funcione com a mesa pelo meio. É uma perda a sério, e pode ser vivida como tal. Também não é razão para gerires mal a pessoa na esperança de manter o amigo.
Onde entra o coaching
O que um coach pode fazer nos primeiros noventa dias
Um coach não é a tua chefia nem a tua equipa. É esse o ponto. As conversas acima — com a tua chefia sobre o cargo, com o amigo sobre as regras, com a pessoa que queria o teu lugar — ficam todas mais fáceis se já tiveres dito aquelas palavras em voz alta uma vez, a alguém cujo único interesse é saber se elas resultam. O Mikkel foi feito precisamente para isso. Podes ensaiar por voz o anúncio à equipa na véspera, e ele faz de plateia. Podes trazer a reunião individual que descarrilou e perceber o que te escapou. Ele lembra-se da reorganização, da reunião com a chefia da tua chefia e do que decidiste na terceira semana quando voltares na nona, por isso não tens de o pôr a par de tudo de cada vez.
Ele também te vai contrariar. Se o teu plano para o primeiro mês forem quinze iniciativas, vai perguntar quais são as duas. Se estiveres prestes a deixar passar o primeiro prazo falhado porque a pessoa é tua amiga, vai perguntar o que é que o resto da equipa aprende com isso. Calmo, claro e sem dizer amém a tudo — que é o tipo de segunda opinião que uma chefia nova dificilmente consegue de quem lhe reporta ou de quem está acima dela.
Começa os noventa dias com um plano, não com um reflexo
O Mikkel trabalha como este artigo: a forma da semana, a forma da equipa, a conversa que andas a adiar e qual delas mexer primeiro. Traz o anúncio que tens de fazer, o amigo com quem tens de falar ou o chefe que ainda não te disse o que espera de ti. Não precisas de conta para começar, por voz ou por escrito, e ele lembra-se de onde ficaram.
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FAQ
Perguntas frequentes
Posso continuar amigo da minha equipa depois de passar a ser chefe?
Normalmente sim, mas com outra forma. A amizade tem de sobreviver a um facto novo: passaste a decidir coisas sobre o trabalho da outra pessoa, e ela sabe disso. O que costuma resultar é falar disso uma vez, cedo e em privado, e depois manter duas regras. Não falas da equipa com essa pessoa como falavas antes, e não lhe dás nada que não desses ao resto da equipa. A maioria das amizades que acaba depois de uma promoção acaba porque ninguém disse nada disto em voz alta, não porque um chefe e um amigo não possam ser a mesma pessoa.
O que deve fazer na primeira semana quem acaba de chegar a chefe?
Ouvir, e não mudar nada. Marca um one-to-one com cada pessoa da equipa e faz sempre as mesmas três perguntas: o que é que funciona e que odiarias ver-me estragar, o que te atrasa e não consegues resolver sozinho, e o que precisas de mim que não tiveste antes. Escreve as respostas. Depois tem uma conversa com o teu próprio chefe sobre o que é ter sucesso daqui a noventa dias, e põe isso por escrito também. A primeira semana serve para perceber a forma da equipa, não para a mudar.
Como é que giro alguém que queria o meu lugar?
Directamente, e mais cedo do que é confortável. Na primeira reunião individual, diz que sabes que essa pessoa estava na corrida, que imaginas que lhe custou, e que queres saber o que precisaria do próximo ano para valer a pena ficar. Depois ouve. Quem está nessa posição costuma querer duas coisas: ouvir que a sua ambição não é um problema e receber algo de verdade para gerir. Se, passado um período justo, estiver a minar-te em vez de competir contigo, isso é uma conversa de desempenho e deve ser tida às claras.
Quem chega a chefe deve continuar a meter as mãos na massa?
Algum, escolhido de propósito, e menos do que gostarias. Um pouco de trabalho prático mantém o teu discernimento afiado e a tua credibilidade junto da equipa intacta. A armadilha é o outro extremo: continuares a ser o melhor técnico da sala porque era isso que te era recompensado, e deixares o trabalho de chefia para os intervalos. Se o que a tua equipa entrega depende de seres tu a acabar as coisas, tens um estrangulamento com o teu nome. Escolhe a peça de trabalho que ficas a fazer por opção, e entrega o resto mesmo quando o farias mais depressa.
Quanto tempo demora a sentir-me mesmo uma chefia?
Mais do que noventa dias, e isso é normal. Noventa dias chegam para conheceres a equipa, tomares um primeiro conjunto de decisões e assentares um ritmo de trabalho. Sentires-te em casa no papel — quando deixas de traduzir cada situação para aquilo que farias enquanto técnico — costuma demorar perto de um ano, e chega sem aviso. Se durante quase todo o primeiro trimestre te sentes uma fraude, estás muito bem acompanhado. Esse sentimento é sinal de que estás no limite daquilo que sabes, que é exactamente onde um chefe recente deve estar.
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