Verke Editorial
Virou gestor de quem era seu colega: os primeiros 90 dias
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No mês passado, você sentava com eles. Reclamava das mesmas reuniões, dividia a mesma conta do almoço, tinha opinião sobre o mesmo gestor. Aí saiu o anúncio, e agora a sala fica um pouquinho mais quieta quando você entra. Ninguém é grosso com você. É só que uma piada sobre o roadmap soa diferente quando quem está rindo é justamente a pessoa que agora responde pelo roadmap.
Você era bom no que fazia. Foi por isso que ganhou o cargo. Só que ninguém te entregou um manual para a parte em que não é mais você quem põe a mão na massa — a maioria dos gestores de primeira viagem é promovida e depois largada no improviso, com uma agenda cheia de conversas individuais que nunca conduziu e um time que até ontem era formado por amigos.
Este artigo é o manual. Ele mostra o que realmente muda quando você passa a liderar os antigos colegas, as três conversas para ter nas duas primeiras semanas, um roteiro de noventa dias que você pode adaptar e os poucos hábitos que precisa largar antes que eles te derrubem sem você perceber. Nada disso exige que você vire outra pessoa. Exige que você perceba que o trabalho mudou antes que os seus reflexos percebam.
Foi promovido acima dos colegas e está no improviso? O Mikkel monta com você os seus primeiros noventa dias, uma semana de cada vez, e questiona quando o plano tem algum furo.
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O que mudou
O cargo novo não é o antigo com mais reuniões
A mudança, dita sem rodeios: antes você era pago pelo que produzia, e agora é pago pelo que o time produz. Parece óbvio. E, ainda assim, é justamente o que gestores novos mais deixam de colocar em prática, porque todos os instintos que te levaram à promoção apontam para o lado contrário. Quando algo atrasa, você sabe terminar. Quando alguém trava, você sabe a resposta. Quando uma entrega volta não muito certa, você resolveria em dez minutos em vez de gastar trinta explicando.
E aí você faz. E por alguns meses funciona, porque você continua sendo o melhor executor do time e agora ainda tem autoridade para puxar o trabalho mais interessante para si. O time percebe antes de você. As pessoas começam a esperar por você. As decisões ficam na fila da sua agenda. Ninguém cresce, porque o trabalho que faria os outros crescerem continua caindo na sua mesa, e você trabalha sessenta horas por semana para segurar um sistema cujo gargalo tem o seu nome.
Esse é o jeito mais comum de um primeiro cargo de gestão dar errado, e por dentro não parece fracasso. Parece ser indispensável. Passar de fazer para viabilizar não é questão de mentalidade; é uma escolha diária de deixar algo ser feito mais devagar e um pouco pior por alguém que vai fazer melhor no próximo trimestre justamente porque você deixou.
A outra mudança é mais silenciosa, e quase ninguém avisa. Você perde a versão das suas amizades da mesa do almoço. Não necessariamente as amizades em si, mas aquela parte em que todo mundo estava do mesmo lado da mesa, reclamando das mesmas coisas. Algumas coisas que diziam para você, agora vão dizer sobre você. Isso não é traição. É o trabalho visto do outro lado, e você também já esteve lá.
A parte constrangedora
Três pessoas do seu time que pedem uma conversa diferente
"Vai dar tudo certo, somos todos adultos" é o que a gente diz quando prefere fugir da conversa. Quando você herda um time de ex-colegas, quase sempre há três pessoas com quem ela precisa acontecer. E o constrangimento não passa se você esperar. Ele endurece.
- O amigo. Aquele com quem você realmente saía, que sabe como foi seu fim de semana e o que você pensa do diretor. O risco não é o favoritismo em si; é a aparência dele, e o resto do time vai ficar atento a isso desde o primeiro dia. Essa amizade precisa de regras novas, ditas em voz alta, em particular, uma vez só.
- Quem queria o cargo. A pessoa se candidatou, ou simplesmente achou que seria dela, e agora responde a você. A decepção é real e não é culpa sua, mas é problema seu. Se ninguém mexer nisso, vira afastamento silencioso ou um comentário constante sobre cada decisão sua. Se você tratar cedo, pode virar a relação de trabalho mais forte do time.
- Quem é mais velho ou mais experiente que você. Pode ser que essa pessoa esteja totalmente em paz com isso, ou pode ser que esteja esperando para ver se você vai fingir saber o que não sabe. Com ela, só uma coisa funciona: não fingir. Pergunte o que ela enxerga que você não enxerga. Use o julgamento dela de forma visível. Autoridade que não precisa se provar é a que ela respeita.
Uma coisa que os três têm em comum: a conversa que você está evitando com eles não é, no fundo, sobre eles. É sobre você topar assumir o novo cargo diante de alguém que te conhecia antes dele. Isso é desconfortável, e também é o trabalho inteiro, então é melhor começar logo na primeira semana.
A forma
Um roteiro de noventa dias para você usar
Noventa dias não é um número mágico. É mais ou menos o tempo que leva para conhecer um time, tomar as primeiras decisões e pegar o ritmo, e é tempo suficiente para ninguém esperar que você tenha tudo resolvido até sexta-feira. O roteiro abaixo concentra a escuta de propósito no começo, porque os erros mais caros de um gestor novo são os cometidos nas duas primeiras semanas, com toda a confiança, antes de saber qualquer coisa.
Semanas 1–2: escute e não mude nada
Marque uma conversa individual com cada pessoa do time, inclusive com quem você acha que já conhece. Você não conhece essas pessoas como gestor delas. Faça as mesmas três perguntas para todo mundo e anote as respostas: o que está funcionando e você odiaria ver eu estragar; o que está te atrasando e você não consegue resolver sozinho; e o que você precisa de mim que não tinha antes. Depois, segure a vontade de agir. Você vai ouvir a mesma reclamação de quatro pessoas, e a solução vai parecer óbvia. Espere. A quinta pessoa vai explicar por que isso nunca foi resolvido.
Semanas 3–6: decida algumas coisas e diga não ao resto
Das conversas de escuta, escolha duas ou três coisas que você vai mudar neste trimestre. Não dez. Duas ou três, escolhidas porque foram as que o time apontou e as que você realmente consegue mexer. Depois faça uma segunda lista, mais longa, com o que você ainda não vai mudar, e conte isso para as pessoas também. Um gestor novo que anuncia quinze iniciativas está dizendo ao time que nada do que eles faziam era bom o bastante. Um gestor novo que conserta aquela passagem de bastão que todo mundo odeia e deixa o resto quieto está dizendo que eles foram ouvidos. Quando você anunciar uma mudança para quem era seu colega até o mês passado, diga o que ouviu, o que decidiu e do que ainda não tem certeza, nessa ordem. A dúvida não é fraqueza; é o que mantém as pessoas conversando com você.
Semanas 7–12: organize a semana
A essa altura, você já sabe para onde vai o tempo. É agora que você define o formato da semana em que o time vai viver pelo próximo ano: a frequência das conversas individuais (semanal ou quinzenal, e nunca canceladas por algo mais urgente, porque sempre vai ter algo mais urgente); a reunião recorrente que você corta, porque todo time tem uma que só existe por hábito; e a passagem de bastão que você conserta de verdade, porque é nas passagens mal feitas que se esconde a maior parte do esforço desperdiçado. Um time não está quebrado porque as pessoas estão. Normalmente o problema é o processo em volta delas, e agora o processo é seu.
Primeira e segunda semanas
As três conversas para ter antes de qualquer outra coisa
A maior parte das duas primeiras semanas é escuta. Mas três conversas são diferentes: nelas, você é quem precisa falar, e adiar só deixa cada uma mais difícil.
1. Com o time, sobre o que muda e o que não muda
Faça isso na primeira reunião de time que você conduzir, e seja breve. Diga que sabe que a situação é estranha para todo mundo, inclusive para você. Diga o que não muda: o trabalho, o padrão de qualidade, o que já funciona. Diga o que muda: decisões sobre prioridades e pessoas agora passam por você, e você pretende tomá-las de forma transparente. Depois, conte o que vai fazer nas próximas duas semanas, que é escutar, e peça para o time ser direto com você enquanto isso ainda não custa nada. Nada de discurso. Dois minutos e siga para a pauta de verdade, para o time ver que o novo gestor conduz reunião do mesmo jeito que o antigo colega — sem enrolação.
2. Com o seu gestor, sobre o que é sucesso
Você foi promovido por um motivo, e quem te promoveu tem uma ideia do que quer deste time daqui a noventa dias. Pergunte de forma direta: "Se estivermos aqui sentados em dezembro e você achar que deu tudo certo, o que aconteceu?" Depois, faça a pergunta mais difícil: "O que faria você achar que foi um erro?" Anote as duas respostas e mande tudo por e-mail no mesmo dia. Não para se defender — mas para ter uma definição compartilhada do cargo enquanto ainda dá tempo de negociar. Gestores novos que pulam essa etapa passam o primeiro trimestre tentando adivinhar, e costumam adivinhar uma versão do cargo maior do que a que receberam.
3. Com o amigo do time, sobre como isso vai funcionar
Em particular, num café, antes da primeira conversa individual. Fale a verdade: você valoriza a amizade, agora é gestor dessa pessoa e quer que as duas coisas sobrevivam. Depois, proponha duas regras e pergunte quais são as dela. As suas costumam ser estas: você não vai mais comentar sobre o time com ela como antes, e não vai dar a ela nada que não daria ao resto do time, inclusive o benefício da dúvida. Pergunte do que ela precisa para não sentir que perdeu um amigo e ganhou um chefe. A maioria das pessoas, quando perguntada diretamente, fica aliviada. O que azeda é o que fica sem ser dito.
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Subtração
O que parar de fazer, a partir desta semana
Todo mundo diz ao gestor novo o que ele deve começar a fazer. Ninguém diz o que ele precisa parar de fazer, e parar é mais difícil, porque cada um desses hábitos era uma qualidade no seu trabalho antigo.
- Terminar o trabalho dos outros. O relatório está quase pronto e você sabe exatamente o que falta. Em vez de ajustar, devolva apontando as duas coisas que precisam mudar. Vai levar três dias em vez de vinte minutos, e da próxima vez vai levar um.
- Estar em todas as conversas. Antes, você precisava saber de tudo para fazer seu trabalho. Agora, estar em todas as conversas significa que todas elas ficam esperando por você. Saia dos canais em que você não é quem decide e avise o time quais são.
- O ajuste de dez minutos. Aquilo que você faria mais rápido do que levaria para explicar. Faria mesmo. Faça assim mesmo, uma vez, e conte quantos ajustes de dez minutos você fez nesta semana. Se forem vinte, você descobriu para onde foi o seu tempo de gestão.
- Ter a resposta. Quando alguém chega com um problema, o reflexo antigo é resolver. O movimento novo é perguntar: o que você acha que a gente deveria fazer? Metade das vezes a pessoa já sabe. Na outra metade, ela aprende alguma coisa só por ter sido perguntada.
Se parece que você está fazendo menos, é isso mesmo. A medida da sua semana deixou de ser o que você terminou e passou a ser o que o time terminou sem você. Se esse número não está subindo, nada mais desta lista importa. Nosso artigo sobre estar sobrecarregado e sem conseguir priorizar traz a triagem semanal de que a maioria dos gestores novos acaba precisando lá pelo segundo mês.
Na prática
Como conduzir uma conversa individual quando você nunca fez uma
A conversa individual é a unidade básica da gestão, e a maioria dos gestores novos faz tudo ao contrário no primeiro mês: chega com uma pauta, repassa o status e sai com uma lista de coisas que agora precisa fazer. A conversa individual é da pessoa, não sua. Status é assunto para uma ferramenta ou para a daily. Essa meia hora é para o que não cabe em nenhum outro lugar.
Quatro perguntas, nesta ordem
- "O que está passando pela sua cabeça?" E depois, silêncio. A primeira coisa que a pessoa fala raramente é o assunto de verdade; a segunda costuma ser. Não preencha o vazio.
- "O que está atrapalhando você?" Essa é a pergunta que transforma o colega que escuta no gestor que tira obstáculos do caminho. Anote tudo o que cabe a você resolver e resolva antes da próxima conversa.
- "O que você gostaria de estar fazendo mais daqui a seis meses?" Não precisa ser toda semana, mas até a terceira conversa individual você deveria saber a resposta de cada pessoa do time. É assim que o trabalho interessante vai parar nas mãos certas, e não nas suas.
- "O que eu poderia fazer diferente?" Pergunte sempre, e com vontade de ouvir a resposta. Nas primeiras vezes, você vai ouvir "nada, está tudo certo". Continue perguntando. Lá pela quarta semana, alguém vai dizer uma verdade, e o jeito como você reage decide se alguém vai voltar a fazer isso.
Mantenha o mesmo horário toda semana e não remarque por causa de algo mais urgente. Sempre vai aparecer algo mais urgente. Cancelar uma conversa individual mostra para a pessoa exatamente qual é o lugar dela na sua lista, e isso não se desfaz com um pedido de desculpas.
A primeira conversa difícil
Seu primeiro feedback difícil
Em algum momento dos primeiros noventa dias, alguém que era seu colega vai fazer algo de que vocês teriam reclamado juntos, e agora cabe a você tratar disso. Prazos perdidos. Um comentário numa reunião que caiu mal. Um trabalho abaixo do padrão que o time espera. A tentação é deixar passar da primeira vez, porque você é novo no cargo, a pessoa é sua amiga e provavelmente foi só um deslize.
Deixe passar uma vez e você terá definido o padrão. A conversa que você evita vira a decisão que você toma sem perceber. Existe um método inteiro para isso, e ele é o tema do nosso artigo sobre a conversa difícil que você vive adiando: um roteiro em quatro partes, a escalada de respostas para as reações que você teme e como ensaiar em voz alta antes de entrar na sala. Leia antes de precisar. A primeira conversa é a mais difícil, e é justamente nela que o time inteiro está de olho para entender o que você vai tolerar e o que não vai.
Uma palavra sobre aquela voz na sua cabeça que diz que você não é gestor de verdade, que promoveram a pessoa errada, que todo mundo percebe. Ela fala alto no primeiro trimestre para quase todo mundo, e fala mais alto ainda para quem se importa em fazer um bom trabalho. Se você quer entender por que a competência costuma parecer fraude vista de dentro, nosso artigo sobre síndrome do impostor explica isso direitinho. Resumindo: você não precisa se sentir gestor para gerir bem. Precisa fazer as coisas acima enquanto essa sensação ainda está aí.
Limites honestos
Quando o problema não é você
Alguns primeiros cargos de gestão já nascem fadados ao fracasso, e nenhuma quantidade de boas conversas individuais resolve isso. Se você recebeu o título, mas não a autoridade — não pode contratar, não pode definir prioridades, não pode dizer não para as pessoas que antes eram problema do seu gestor —, o que você tem é uma função de coordenação com a cobrança de um gestor, e a conversa a ter é com quem te deu o cargo, sobre qual das duas coisas ele vai ser. Se o time está sendo reestruturado, fundido ou desativado, o roteiro de noventa dias acima ainda ajuda, mas a primeira tarefa honesta é descobrir para que o time serve agora, e se alguém acima de você sabe.
Qualquer situação que envolva assédio, discriminação, reclamação formal ou questão legal sobre o emprego de alguém não é conversa para improvisar, por mais que você conheça as pessoas envolvidas. Esses casos vão primeiro para o RH ou para orientação jurídica. Seu papel é saber disso e encaminhar rápido, e não tentar resolver sozinho só porque antes vocês sentavam lado a lado.
E algumas amizades não sobrevivem à mudança. Não porque alguém tenha errado, mas porque a amizade nasceu de estarem do mesmo lado da mesa, e não existe versão dela que funcione com cada um de um lado. É uma perda de verdade, e tudo bem sentir como perda. Mas também não é motivo para gerir mal a pessoa na esperança de manter o amigo.
Onde o coaching entra
O que um coach pode fazer nos primeiros noventa dias
Um coach não é seu gestor nem faz parte do seu time. E a graça é justamente essa. Cada uma das conversas acima — com seu gestor sobre o cargo, com o amigo sobre as regras, com a pessoa que queria a sua vaga — fica mais fácil se você já disse aquelas palavras em voz alta uma vez, para alguém cujo único interesse é saber se elas funcionam. O Mikkel foi feito exatamente para isso. Na véspera, você pode ensaiar por voz o anúncio para o time, e ele faz o papel da sala. Pode trazer aquela conversa individual que desandou e descobrir o que passou batido. Ele lembra da reestruturação, da conversa com o chefe do seu chefe e do que você decidiu na terceira semana quando você volta na nona, então você não precisa explicar tudo de novo a cada vez.
Ele também vai discordar de você. Se o seu plano para o primeiro mês tiver quinze iniciativas, ele vai perguntar com quais duas você fica. Se você estiver prestes a deixar passar o primeiro prazo perdido porque vocês são amigos, ele vai perguntar o que o resto do time aprende com isso. Calmo, claro e longe de ser um coach que só diz amém — exatamente o tipo de segunda opinião que um gestor novo dificilmente consegue da própria equipe ou de quem está acima dele.
Comece os noventa dias com um plano, não no piloto automático
O Mikkel trabalha do jeito que este artigo propõe: como organizar a semana, como está o time, qual conversa você está adiando e por qual começar. Traga o anúncio que você precisa fazer, o amigo com quem precisa conversar ou o gestor que ainda não te disse o que espera de você. Não precisa criar conta para começar, dá para usar voz ou texto, e ele lembra de onde vocês pararam.
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Perguntas frequentes
Perguntas frequentes
Dá para continuar amigo do time depois de virar gestor?
Geralmente sim, mas não do mesmo jeito. A amizade precisa sobreviver a um fato novo: agora você decide coisas sobre o trabalho dessa pessoa, e ela sabe disso. O que costuma funcionar é falar sobre isso uma vez, logo no começo e em particular, e depois seguir duas regras. Você não comenta o time com ela como antes, e não dá a ela nada que não daria ao resto do time. A maioria das amizades que acaba depois de uma promoção acaba porque ninguém disse nada disso em voz alta, e não porque chefe e amigo não possam ser a mesma pessoa.
O que um gestor novo deve fazer na primeira semana?
Escute e não mude nada. Marque uma conversa individual com cada pessoa do time e faça as mesmas três perguntas: o que está funcionando e você odiaria que eu estragasse, o que está te atrasando e você não consegue resolver sozinho, e do que você precisa de mim que não recebia antes. Anote as respostas. Depois, tenha uma conversa com o seu próprio gestor sobre como é o sucesso daqui a noventa dias, e deixe isso por escrito também. A primeira semana serve para entender como o time funciona, não para mudar o time.
Como gerir alguém que queria o meu cargo?
Diretamente, e antes do que parece confortável. Na primeira conversa individual, diga que sabe que a pessoa estava na disputa, que imagina que isso incomode e que quer entender o que ela precisaria no próximo ano para valer a pena ficar. Depois, escute. Quem está nessa posição geralmente quer duas coisas: ouvir que a ambição dela não é um problema e receber algo concreto para liderar. Se, depois de um tempo razoável, ela estiver sabotando você em vez de competir com você, aí é uma conversa sobre desempenho, e ela precisa acontecer às claras.
Um gestor novo ainda deve pôr a mão na massa?
Um pouco, escolhido a dedo, e menos do que você gostaria. Seguir com a mão na massa, em doses pequenas, mantém seu julgamento afiado e sua credibilidade com o time intacta. A armadilha é o contrário: continuar sendo quem mais entrega na sala, porque foi isso que te rendeu reconhecimento, e deixar o trabalho de gestão para as brechas. Se o time só entrega quando é você quem termina as coisas, tem um gargalo aí, e ele leva o seu nome. Escolha de propósito o trabalho que vai ficar com você e delegue o resto, mesmo quando você faria mais rápido.
Quanto tempo leva para eu me sentir gestor de verdade?
Mais do que noventa dias, e isso é normal. Noventa dias bastam para conhecer o time, tomar as primeiras decisões e encontrar um ritmo de trabalho. Sentir-se em casa no cargo, quando você para de traduzir cada situação para o que faria se ainda estivesse na parte técnica, costuma levar perto de um ano, e isso chega sem alarde. Se você se sentir uma fraude durante boa parte do primeiro trimestre, saiba que muita gente passa por isso. Essa sensação é sinal de que você está no limite do que conhece, que é exatamente onde um gestor novo deveria estar.
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