Verke Editorial

Ny som leder, og teamet var kollegene dine: de første 90 dagene

Verke Editorial ·

Forrige måned satt du sammen med dem. Dere klaget på de samme møtene, delte den samme lunsjregningen, hadde meninger om den samme lederen. Så kom kunngjøringen, og nå blir det litt stillere i rommet når du kommer inn. Ingen er ufine. Det er bare det at en spøk om veikartet lander annerledes når den som ler, er den som nå eier veikartet.

Du var god i faget. Det er derfor du fikk jobben. Og ingen ga deg en oppskrift på den delen der arbeidet ikke lenger er ditt å gjøre – de fleste førstegangsledere blir forfremmet og så overlatt til å improvisere, med en kalender full av en-til-en-samtaler de aldri har hatt, og et team som pleide å være vennene deres.

Denne artikkelen er oppskriften. Den handler om hva som faktisk endrer seg når du blir leder for dem som til nå har vært kollegene dine, de tre samtalene du bør ta de to første ukene, et nittidagersløp du kan låne, og de få vanene du bør kutte ut før de senker deg i det stille. Ingenting av det krever at du blir et annet menneske. Det krever at du merker at jobben har endret seg, før refleksene dine gjør det.

Hva som endret seg

Jobben er ikke den gamle jobben med flere møter

Her er skiftet, sagt rett fram: før fikk du betalt for det du produserte, nå får du betalt for det teamet produserer. Det høres innlysende ut. Det er også det enkeltpunktet nye ledere mest konsekvent ikke klarer å handle etter, fordi alle instinktene som fikk deg forfremmet peker motsatt vei. Når noe er forsinket, vet du hvordan du gjør det ferdig. Når noen står fast, vet du svaret. Når et stykke arbeid kommer tilbake litt på siden av, kunne du fikset det på ti minutter i stedet for å forklare det på tretti.

Så det gjør du. Og en stund fungerer det, for du er fortsatt den sterkeste fagpersonen på teamet, og nå har du i tillegg myndighet til å dra de interessante oppgavene til deg selv. Teamet merker det før du gjør det. De begynner å vente på deg. Beslutninger står i kø bak kalenderen din. Ingen vokser, for oppgavene man vokser av, havner stadig på pulten din, og du jobber seksti timer i uka for å holde sammen et system med en flaskehals som bærer navnet ditt.

Det er den vanligste måten en førstegangs lederjobb går galt på, og innenfra ser det ikke ut som å mislykkes. Det ser ut som å være uunnværlig. Å gå fra å gjøre til å muliggjøre er ikke et tankesett; det er et daglig valg om å la noe bli gjort tregere og litt dårligere av en som blir bedre til det neste kvartal, nettopp fordi du lot dem.

Det andre som endrer seg, er mer lavmælt, og folk advarer deg sjelden om det. Du mister lunsjbord-versjonen av vennskapene dine. Ikke nødvendigvis vennskapene i seg selv, men den delen der dere satt på samme side av bordet og klaget på de samme tingene. Noe av det de før sa til deg, kommer de nå til å si om deg. Det er ikke et svik. Det er jobben, sett fra den andre siden, og du gjorde det samme selv.

Den kleine biten

Tre personer på teamet som trenger en annen samtale

«Det går fint, de er voksne folk» er det folk sier når de helst slipper samtalen. På et nyoverført team av tidligere likemenn er det nesten alltid tre stykker som trenger en, og ubehaget forsvinner ikke av å vente. Det stivner.

  • Vennen. Den du faktisk har omgåttes med, som vet ting om helgen din og hva du mener om direktøren. Risikoen er ikke favorisering, men at det ser sånn ut – og resten av teamet ser etter det fra dag én. Dette vennskapet trenger nye kjøreregler, sagt høyt, på tomannshånd, én gang.
  • Den som ville ha jobben. De søkte, eller de tok det for gitt, og nå rapporterer de til deg. Skuffelsen er ekte, og den er ikke din feil – men den er ditt problem. Lar du den ligge, ender den enten i stille tilbaketrekning eller i en løpende kommentar til alt du bestemmer. Tar du den tidlig, kan det bli det sterkeste arbeidsforholdet du har på teamet.
  • Den som er eldre eller har mer erfaring enn deg. Hun eller han kan være helt fortrolig med det, eller vente og se om du later som du kan ting du ikke kan. Det eneste som funker med denne personen, er å ikke late som. Spør hva de ser som du ikke ser. Bruk vurderingen deres synlig. Autoritet som ikke trenger å bevise seg, er den typen de respekterer.

Én ting går igjen i alle tre: samtalen du unngår med dem, handler egentlig ikke om dem. Den handler om at du må klare å stå i den nye rollen foran noen som kjente deg før du hadde den. Det er ubehagelig, og det er samtidig hele jobben, så da kan du like gjerne begynne i uke én.

Formen

En nittidagersplan du kan låne

Nitti dager er ikke noe magisk tall. Det er omtrent så lang tid det tar å bli kjent med et team, ta et første sett med beslutninger og finne en rytme, og det er langt nok til at ingen forventer at du har alt på plass til fredag. Formen under er bevisst tung på lytting i starten, for de dyreste feilene nye ledere gjør, er de de gjør de første to ukene, med stor selvtillit, før de visste noe som helst.

Uke 1–2: lytt, og endre ingenting

Sett opp en en-til-en med alle på teamet, også dem du tror du kjenner fra før. Du kjenner dem ikke som leder. Still alle de samme tre spørsmålene og skriv ned svarene: hva fungerer som du ville hatet at jeg ødela; hva bremser deg som du ikke får fikset selv; og hva trenger du fra meg som du ikke fikk før. Så motstår du trangen til å gjøre noe med det. Du kommer til å høre den samme klagen fra fire personer, og det vil virke innlysende hva som må gjøres. Vent. Den femte forteller deg hvorfor det aldri har blitt fikset.

Uke 3–6: bestem noen få ting, og si nei til resten

Fra lytterunden plukker du to eller tre ting du skal endre dette kvartalet. Ikke ti. To eller tre, valgt fordi det er dem teamet selv nevnte og dem du faktisk kan flytte på. Så lager du en lengre liste over det du ikke skal endre ennå, og sier fra om det også. En ny leder som lanserer femten initiativer, forteller teamet at ingenting av det de gjorde var bra nok. En ny leder som fikser overleveringen alle hater og lar resten være, forteller dem at de ble hørt. Når du kunngjør en endring for folk som var likemenn forrige måned, sier du hva du hørte, hva du bestemte, og hva du fortsatt er usikker på – i den rekkefølgen. Usikkerheten er ikke svakhet; det er den delen som holder dem i prat med deg.

Uke 7–12: form uka

Nå vet du hvor tiden blir av. Det er nå du setter rammene for uka som teamet skal leve i det neste året: rytmen på en-til-enene (ukentlig eller annenhver uke, og aldri avlyst for noe mer akutt, for det er alltid noe mer akutt); det ene faste møtet du avlyser for godt, for alle team har ett som bare eksisterer av vane; og den ene overleveringen du fikser ordentlig, for det er i humpete overleveringer mesteparten av et teams bortkastede innsats gjemmer seg. Et team er ikke ødelagt fordi folkene er det. Som regel er det prosessen rundt dem – og prosessen er din nå.

Uke én og to

De tre samtalene du bør ta før noe annet

Det meste av de to første ukene handler om å lytte. Tre samtaler skiller seg ut: der må du si noe, og jo lenger du utsetter, jo tyngre blir hver av dem.

1. Med teamet, om hva som endres og hva som ikke gjør det

Gjør dette i det første teammøtet du leder, og hold det kort. Si at du vet dette er rart for alle, inkludert deg. Si hva som ikke endrer seg: arbeidet, standarden, det som fungerer. Si hva som endrer seg: at beslutninger om prioriteringer og folk nå går gjennom deg, og at du har tenkt å ta dem høyt og tydelig. Si så hva du skal gjøre de neste to ukene, nemlig å lytte, og be dem være rett fram med deg mens det ennå ikke koster noe. Ikke hold tale. To minutter, så over til den faktiske agendaen, så teamet ser at den nye lederen kjører møtet slik den gamle kollegaen gjorde – kjapt.

2. Med din egen leder, om hva som regnes som suksess

Du ble forfremmet av en grunn, og den som forfremmet deg, har et bilde av hva hen vil ha ut av dette teamet om nitti dager. Be om det eksplisitt: «Hvis vi sitter her i desember og du synes dette gikk bra – hva skjedde da?» Still så det vanskeligere spørsmålet: «Hva ville fått deg til å tenke at dette var en feil?» Skriv ned begge svarene og send dem tilbake på e-post samme dag. Ikke for å gardere deg – men for å ha en felles definisjon av jobben mens det fortsatt er tid til å forhandle om den. Nye ledere som hopper over dette, bruker første kvartal på å gjette, og gjetter som regel på en versjon av jobben som er større enn den de faktisk fikk.

3. Med vennen på teamet, om hvordan dette skal fungere

På tomannshånd, over en kaffe, før den første en-til-enen. Si det som er sant: du setter pris på vennskapet, du er nå lederen deres, og du vil at begge deler skal overleve. Så nevner du to kjøreregler og spør etter deres. Dine er som regel disse: du kommer ikke til å snakke om teamet med dem slik du pleide, og du kommer ikke til å gi dem noe du ikke ville gitt resten av teamet – tvilen til gode inkludert. Spør hva de trenger fra deg for å slippe å føle at de har mistet en venn og fått en sjef. De fleste blir lettet når de får spørsmålet direkte. Det er den uuttalte versjonen som surner.

Forfremmet over kollegene dine og improviserer underveis? Mikkel legger de første nitti dagene sammen med deg, én uke av gangen, og sier fra når planen har et hull i seg.

Øv høyt på kunngjøringen til teamet eller den kleine en-til-en-samtalen før den skjer. Ingen registrering, ingen HR-sak, ingen medarbeidersamtale.

Planlegg de første 90 dagene med Mikkel →

Subtraksjon

Hva du bør slutte med, allerede denne uka

Nye ledere får høre hva de skal begynne med. Ingen sier hva de skal slutte med, og det å slutte er vanskeligere, for hver av disse vanene var en dyd i den gamle jobben din.

  • Å gjøre ferdig andres arbeid. Rapporten er nesten der, og du ser nøyaktig hva som mangler. Send den heller tilbake med de to tingene som mangler. Det tar tre dager i stedet for tjue minutter, og neste gang tar det én.
  • Å være med i alle tråder. Før måtte du vite alt for å gjøre jobben din. Nå betyr det å være med overalt at alt venter på deg. Meld deg ut av kanalene der du ikke tar beslutningene, og si fra hvilke det er.
  • Ti-minuttersfiksen. Tingen du kunne gjort selv raskere enn å forklare den. Det kunne du. Gjør det likevel, én gang, og tell hvor mange ti-minuttersfikser du gjorde denne uka. Er svaret tjue, har du funnet ut hvor ledertiden din ble av.
  • Å ha svaret. Når noen kommer med et problem, er den gamle refleksen å løse det. Det nye grepet er et spørsmål: hva synes du vi bør gjøre? Halvparten av gangene vet de det. Den andre halvparten lærer de noe av å bli spurt.

Føles det som at du gjør mindre, stemmer det. Målet på uka di har endret seg fra hva du ble ferdig med til hva teamet ble ferdig med uten deg. Går ikke det tallet opp, spiller ingenting annet på denne lista noen rolle. Artikkelen vår om å være overbelastet og ute av stand til å prioritere har den ukentlige triagen de fleste nye ledere trenger innen måned to.

Sånn gjør du det

Slik kjører du en en-til-en når du aldri har gjort det før

En-til-en-samtalen er lederarbeidets grunnenhet, og de fleste nye ledere gjør det motsatt den første måneden: de kommer med en agenda, går gjennom status og går derfra med en liste over ting de nå må gjøre. En en-til-en er deres møte, ikke ditt. Status hører hjemme i et verktøy eller i et standup-møte. Denne halvtimen er til alt det som ikke passer noe annet sted.

Fire spørsmål, i denne rekkefølgen

  1. «Hva tenker du på?» Så stillhet. Det første de sier er sjelden greia; det andre er det som regel. Ikke fyll pausen.
  2. «Hva står i veien for deg?» Dette er spørsmålet som gjør deg om fra en kollega som lytter til en leder som rydder vekk hindringer. Skriv ned alt som er ditt å rydde vekk, og gjør det før neste gang.
  3. «Hva har du lyst til å gjøre mer av om et halvt år?» Ikke hver uke, men innen tredje en-til-en bør du vite svaret for hver eneste på teamet. Det er sånn du sender de interessante oppgavene til rett person i stedet for til deg selv.
  4. «Hva kunne jeg gjort annerledes?» Spør hver gang, og spør på ordentlig. De første gangene får du «ingenting, det går fint». Fortsett å spørre. Rundt fjerde uke er det noen som forteller deg noe som faktisk er sant, og måten du tar det på avgjør om noen gjør det igjen.

Hold samme tidspunkt hver uke, og flytt det ikke for noe som haster mer. Det vil alltid dukke opp noe som haster mer. En avlyst en-til-en forteller folk nøyaktig hvor de står på lista di, og det er ikke en beskjed du kan ta tilbake med en unnskyldning.

Den første tunge samtalen

Den første vanskelige tilbakemeldingen du må gi

En gang i løpet av de første nitti dagene kommer en tidligere kollega til å gjøre noe dere før ville klaget på sammen, og nå er det du som må ta det opp. Frister som ryker. En kommentar i et møte som landet feil. Arbeid som ikke holder standarden teamet forventer. Fristelsen er å la det gå første gang, for du er ny, og dere er venner, og det var sikkert en engangsting.

La det passere én gang, og da har du satt standarden. Samtalen du unngår, blir avgjørelsen du tar uten å ta den. Det finnes en metode for dette, og den er temaet i artikkelen vår om den vanskelige samtalen du stadig utsetter: et manus i fire deler, opptrappingsstigen for svarene du gruer deg til, og hvordan du øver på det høyt før du går inn. Les det før du trenger det. Den første er den vanskeligste, og det er også den hele teamet følger med på for å lære hva du vil og ikke vil finne deg i.

Litt om stemmen i hodet som sier at du egentlig ikke er leder, at de forfremmet feil person, at alle ser det. Den er høylytt det første kvartalet for nesten alle, og høyest hos dem som bryr seg om å gjøre jobben godt. Vil du forstå hvorfor kompetanse har en tendens til å kjennes som bløff innenfra, går artikkelen vår om impostersyndrom tar det ordentlig for seg. Kortversjonen: du trenger ikke føle deg som leder for å lede godt. Du trenger å gjøre tingene over, mens følelsen fortsatt sitter der.

Ærlige grenser

Når problemet ikke er deg

Noen førstegangs lederjobber er satt opp til å mislykkes, og det fikser ingen mengde gode en-til-en-samtaler. Har du fått tittelen, men ikke myndigheten – du kan ikke ansette, ikke bestemme prioriteringer, ikke si nei til folkene som før var lederen din sitt problem – da har du egentlig en koordinatorrolle med en leders ansvar, og samtalen du må ta, er med den som ga deg den, om hva slags rolle dette skal være. Skal teamet omorganiseres, slås sammen eller legges ned, hjelper nitti-dagersformen over fortsatt, men den ærlige førstejobben er å finne ut hva teamet faktisk er til for nå, og om noen over deg vet det.

Alt som handler om trakassering, diskriminering, en formell varsling eller et juridisk spørsmål om noens ansettelse, er ikke noe du skal improvisere deg gjennom, uansett hvor godt du kjenner folkene det gjelder. Det går til HR eller til juridisk bistand først, og jobben din er å vite det og si det raskt – ikke å håndtere det selv fordi du pleide å sitte ved siden av alle sammen.

Og noen vennskap overlever ikke endringen. Ikke fordi noen av dere gjorde noe galt, men fordi vennskapet var bygget på å sitte på samme side av bordet, og det finnes ingen versjon av det som funker på tvers av bordet. Det er et reelt tap, og det får lov til å være det. Det er heller ingen grunn til å lede personen dårlig i håp om å beholde vennen.

Der coaching passer inn

Hva en coach kan gjøre de første nitti dagene

En coach er verken lederen din eller teamet ditt. Det er nettopp poenget. Samtalene over – med lederen din om jobben, med vennen om kjørereglene, med den som ville hatt rollen din – blir alle lettere hvis du har sagt ordene høyt én gang før, til noen som bare bryr seg om hvorvidt de treffer. Mikkel er laget for akkurat det. Du kan øve på teaminformasjonen med stemmen kvelden før, og han spiller rollen som salen. Du kan ta med en-til-en-samtalen som gikk skeis og finne ut hva du overså. Han husker omorganiseringen, skip level-møtet og det du bestemte i uke tre når du er tilbake i uke ni, så du slipper å brife ham på nytt hver gang.

Han sier også imot. Er planen din for den første måneden femten initiativer, spør han hvilke to. Skal du la den første oversittede fristen passere fordi personen er en venn, spør han hva resten av teamet lærer av det. Rolig, tydelig og ingen ja-coach – som er den typen second opinion en ny leder vanskelig får fra noen som rapporterer til dem eller som de rapporterer til.

Start de nitti dagene med en plan, ikke en refleks

Mikkel jobber slik denne artikkelen gjør – formen på uka, formen på teamet, samtalen du utsetter, og hvilken av dem du bør ta først. Ta med kunngjøringen du må gi, vennen du må snakke med, eller lederen som ennå ikke har sagt hva som forventes av deg. Du trenger ingen konto for å komme i gang, du kan snakke eller skrive, og han husker hvor dere slapp.

Legg en plan for de første 90 dagene med Mikkel – uten registrering

FAQ

Vanlige spørsmål

Kan jeg fortsatt være venn med teamet mitt etter at jeg har blitt leder?

Som regel ja, men ikke i samme form. Vennskapet må tåle ett nytt faktum: du bestemmer nå ting om arbeidet deres, og de vet det. Det som pleier å fungere, er å si det høyt én gang, tidlig og under fire øyne, og så holde to regler. Du snakker ikke om teamet med dem slik du gjorde før, og du gir dem ikke noe du ikke ville gitt resten av teamet. De fleste vennskap som ryker etter en forfremmelse, ryker fordi ingen sa noe av dette høyt – ikke fordi en sjef og en venn ikke kan være samme person.

Hva bør en ny leder gjøre den første uka?

Lytt, og endre ingenting. Sett opp en en-til-en med hver eneste person på teamet og still de samme tre spørsmålene: hva fungerer som du ville hatet at jeg ødela, hva bremser deg som du ikke kan fikse selv, og hva trenger du fra meg som du ikke fikk før. Skriv ned svarene. Ta så én samtale med din egen leder om hva som er en god jobb om nitti dager, og få det skriftlig også. Den første uka handler om å finne formen på teamet, ikke om å forme det om.

Hvordan leder jeg noen som ville hatt jobben min?

Direkte, og tidligere enn det føles behagelig. I den første en-til-enen sier du at du vet de var aktuelle, at du går ut fra at det svir, og at du vil vite hva de trenger av det neste året for at det skal være verdt å bli. Så lytter du. De fleste i den situasjonen vil ha to ting: å høre at ambisjonen deres ikke er et problem, og å få noe reelt å eie. Hvis de etter en rimelig periode undergraver deg heller enn å konkurrere med deg, er det en samtale om prestasjoner, og den hører hjemme i åpent lende.

Bør en ny leder fortsatt gjøre faglig arbeid selv?

Litt, bevisst valgt, og mindre enn du har lyst til. Litt faglig arbeid holder dømmekraften skarp og troverdigheten i teamet intakt. Fella ligger i den andre retningen: at du blir værende som den beste fagpersonen i rommet fordi det var det du fikk ros for før, og lar lederarbeidet skje i mellomrommene. Er teamets leveranser avhengige av at du gjør ting ferdig selv, har du en flaskehals med navnet ditt på. Velg ut den ene oppgaven du beholder med vilje, og gi bort resten – også når du kunne gjort det raskere selv.

Hvor lang tid tar det før man føler seg som en ordentlig leder?

Lenger enn nitti dager, og det er helt normalt. Nitti dager holder til å bli kjent med teamet, ta et første sett med beslutninger og finne en arbeidsrytme. Å føle seg hjemme i rollen, der du slutter å oversette hver situasjon tilbake til hva du selv ville gjort som fagperson, tar gjerne nærmere et år, og det kommer stille. Føler du deg som en bløff store deler av det første kvartalet, er du i godt selskap. Følelsen er et tegn på at du er ute på kanten av det du kan, og det er nøyaktig der en ny leder bør være.

Verke tilbyr coaching, ikke terapi eller medisinsk behandling. Resultatene varierer fra person til person. Hvis du er i krise, ring 988 (USA), 116 123 (UK/EU, Samaritans), eller dine lokale nødetater. Besøk findahelpline.com for internasjonale ressurser.